Несмотря на внедрение системы электронного документооборота, организации не могут полностью отказаться от работы с документами в бумажном виде. Система ЛЕТОГРАФ позволяет автоматизировать работу не только с документами в электронном виде, но и с их бумажными экземплярами. Крупным организациям, в том числе государственным структурам, ЛЕТОГРАФ позволит исключить передачу бумажных экземпляров документов между подразделениями (от регистратора до исполнителя) и полностью исключить создание бумажных копий документов.

Документы, поступающие в организацию (в том числе обращения граждан), регистрируются в ЛЕТОГРАФ. Для каждого документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая содержит сведения о документе, а также электронный образ документа. Документы могут поступать как на бумаге, так и в электронном виде.

После того как РКК документа сформирована, вся работа с документом внутри организации осуществляется только в электронном виде (передача между сотрудниками, согласование, исполнение, поиск и пр.).

• Обмен документами в электронном виде позволяет сократить количество бумажных документов и повысить скорость и эффективность обмена информацией. В системе предусмотрена возможность автоматического создания регистрационно-контрольной карточки входящего документа на основе исходящего документа, созданного в другом подразделении.
• Интеграция с корпоративными системами позволяет автоматизировать процесс ввода документов в систему. Документы, поступающие в электронном виде из различных источников, автоматически вводятся в систему. Их дальнейшая обработка не отличается от обработки бумажных документов.

Зарегистрированные документы поступают на рассмотрение руководителю для принятия решения.

• Предварительное рассмотрение документа позволяет оптимизировать движение документов в организации. После регистрации документ поступает ответственному сотруднику, который в зависимости от содержания определяет руководителя, ответственного за рассмотрение документа.
• Рассмотрение документов помощником позволяет сократить трудозатраты руководителя на рассмотрение документов. Помощник руководителя получает зарегистрированный документ и готовит проект резолюции, который поступает руководителю. Руководитель знакомится с предложенным вариантом резолюции, в случае необходимости либо самостоятельно корректирует его, либо возвращает на доработку помощнику. Затем руководитель выдает поручение, после этого документ передается на исполнение.

Документы, по которым были приняты решения, передаются на исполнение в подразделения организации. Сведения о ходе исполнения и ссылки на разработанные в ходе исполнения документы фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.