Для создания полноценного электронного архива необходимо обеспечить решение задач классификации и поиска документов. В ЛЕТОГРАФ реализована возможность объединения документов по дополнительным признакам, которые определяют сотрудники организации исходя из контекста документа. Например, требуется объединять и в дальнейшем осуществлять поиск документов по контрагентам, решаемым вопросам, сделкам или прочим событиям.

Для группировки документов по дополнительным признакам в системе ЛЕТОГРАФ используются механизм папок документов. Любой документ может быть отнесен к одной или нескольким папкам. Перечень папок организации наполняется самими  сотрудниками в процессе работы и доступен всем пользователям системы. Гибкий механизм поиска позволяет искать папки по различным критериям. После нахождения соответствующей папки сотрудник может запросить доступ у её владельца. После получения положительного решения о предоставлении доступа к папке документов, сотрудник сможет увидеть все отнесенные к папке документы.

• Ролевая модель позволяет гибко управлять доступом к документам. Несмотря на то что перечень всех папок доступен каждому пользователю системы, получить доступ к хранящимся в папке документам сотрудник сможет только после согласования соответствующего запроса.
• Автоматическое создание папок позволяет группировать документы в фоновом режиме, без какой-то активности пользователей. Папки документов создаются автоматически, например, для хранения всех материалов, относящихся к совещанию, или для всех документов, касающихся подготовки договора.

Система ЛЕТОГРАФ обладает широкими возможностями поиска электронных документов. Поиск осуществляется по значениям заданных атрибутов карточки и по содержимому файлов документа. Результат поиска представляется в виде электронного отчета, в котором отображаются все удовлетворяющие заданным критериям документы.

• Интерактивность отчета с результатами поиска позволяет просмотреть карточку каждого найденного документа, открывать его файлы, а также уточнять критерии поиска.
• Предварительная настройка параметров поиска позволяет зафиксировать часть поисковых критериев и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск информации. Например, поиск может осуществляться строго по входящим документам, зарегистрированным за прошедший месяц, срок исполнения которых нарушен. Дополнительно сотрудникам может быть оставлена возможность изменять критерии поиска.
• Учет прав пользователей на документы при их поиске позволяет избежать несанкционированного доступа к информации организации. Документы, на которые у сотрудника отсутствует доступ, не могут быть им найдены.