В случае входящей корреспонденции жизненный цикл бумажного документа начинается с момента его поступления в организацию, а в случае внутренних и исходящих документов – с момента их печати и подписания. Регистрационная карточка документа создается в системе один раз и автоматически связывается с информацией об оригинале. Система позволяет организовать независимое движение электронного документа, его бумажного экземпляра и каждой снятой с оригинала копии.

• Тесная интеграция процессов обработки электронных и бумажных документов позволяет существенно облегчить поиск документов, обеспечить контроль места нахождения бумажных экземпляров документов (оригиналов и копий) в организации, что позволит существенно уменьшить риски утери документов.
• Управление бумажными документами позволяет получить ответ на вопрос «Где сейчас находится бумажный экземпляр документа?». Информация о текущем месте нахождения и истории движения бумажного документа отражается в регистрационной карточке.

В процессе исполнения документ передается в бумажном виде между сотрудниками структурных подразделений организации, а после исполнения помещается в дело. Дальнейшее оперативное хранение дела осуществляется уже в подразделении.

• Использование реестров передачи документов позволяется отслеживать процесс движения бумажных экземпляров документов, а также гарантирует актуальность информации о местонахождении документа в организации.
• Номенклатура дел в ЛЕТОГРАФ представлена в виде иерархической структуры, что позволяет учитывать специфику деятельности каждого подразделения.

В системе ЛЕТОГРАФ автоматизирована деятельность сотрудников архива организации. Дела, подготовленные в подразделениях, ежегодно передаются в архив организации и при необходимости могут быть переданы во временное пользование. По истечении срока хранения дела уничтожаются, а соответствующая информация фиксируется в системе.

• Использование механизма заявок при выполнении операций с делами позволяет формализовать процесс работы. Все проводимые операции фиксируются в системе и позволяют восстановить историю обработки каждой заявки.

При необходимости передачи дел на хранение в государственный архив в системе автоматически формируются сдаточные описи.