К моменту начала использования системы электронного документооборота в организации уже накоплен большой объем информации, сохраненный на бумажных носителях. Возможность регламентированного доступа к информации и поиск требуемых документов в электронном виде позволит быстрее получить «отдачу» от внедрения системы.

• Маркировка бумажных документов штрих-кодами позволяет распределить работу между сотрудниками, осуществляющими наполнение архива. Штрих-код может быть сгенерирован в ЛЕТОГРАФ или могут быть использованы предварительно подготовленные этикетки с уникальными значениями штрих-кодов. Документы, маркированные штрих-кодами, сканируются. Для каждого документа в ЛЕТОГРАФ автоматически создается регистрационная карточка, к которой присоединяется электронный образ отсканированного документа в формате *.pdf. В зависимости от настройки системы файлы при загрузке могут быть проиндексированы (т.е. после размещения документа в ЛЕТОГРАФ возможен поиск по содержимому документов).
• Атрибутирование регистрационных карточек позволяет определить место каждого документа в принятой системе классификации, а также делает возможным поиск документа по заданным реквизитам. После того как в системе создана регистрационная карточка с присоединенным к нему электронным образом, ответственный сотрудник определяет, какой именно вид документа был загружен (входящий, исходящий, внутренний и пр.). В зависимости от выбранного значения в системе создается требуемая регистрационно-контрольная карточка, к которой присоединяется файл.

В дальнейшем работа с загруженным таким образом документом ничем не отличается от работы с документами, поступившими по почте, из внешних систем или созданными в ЛЕТОГРАФ и размещенными в электронном архиве.