ЛЕТОГРАФ.Основа. Быстро внедрить. Просто развить

Смотреть видео-ролики

• "ЛЕТОГРАФ.Основа" - web-ориентированное решение. Система устанавливается на сервере, доступ к системе осуществляется через web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.
• "ЛЕТОГРАФ.Основа" легко и быстро устанавливается, не требует специальной настройки и сразу после установки готово к работе. Для того, чтобы начать работу с системой, администратору системы необходимо только создать учетные записи подразделений и пользователей, сформировать справочники, назначить роли.
• "ЛЕТОГРАФ.Основа" позволяет в дальнейшем развивать функциональность системы исходя из потребностей бизнеса. После внедрения заказчик может самостоятельно модифицировать систему: добавлять и изменять справочники, карточки документов, маршруты и пр. Модификация не требует программирования и реализуется исключительно с помощью настроек.
• "ЛЕТОГРАФ.Основа" может быть дополнено решением, самостоятельно разработанным заказчиком, или любым типовым решением ЛЕТОГРАФ.

Решение обеспечивает регистрацию и согласование документов, контроль исполнения поручений, организацию электронного архива.

Регистрация
Решение "ЛЕТОГРАФ.Основа" обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также обращений граждан.

При регистрации документа ответственный сотрудник создает в системе ЛЕТОГРАФ регистрационную карточку документа, в которую заносятся сведения о документе. Поля карточки могут формироваться значениями из справочников, справочники можно изменять и дополнять непосредственно из карточки документа.

К регистрационной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. Документу автоматически присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном (правила нумерации настраиваются). Карточки связаны между собой перекрестными ссылками. Ссылки на связанные карточки документов могут формироваться автоматически или вручную.

В системе пользователь может вести полноценную работу с регистрационной карточкой: просмотр, редактирование, пересылка, сохранение, печать. При этом обеспечивается работа и с прикрепленными документами, их также можно просматривать, редактировать, удалять. Все изменения при работе с карточкой фиксируются в системе, пользователь может в любой момент обратиться к истории карточки и проследить весь путь изменений документа.

Особенно важно для пользователя то, что работая с карточкой документа, он может сразу задавать маршрут движения документа, т. е. определять, кому данный документ отправится для рассмотрения и в какой последовательности. Система позволяет настроить любые маршруты движения: последовательные, параллельные, жестко заданные и "свободные", при которых дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. В системе реализованы удобные визуальные маршрутные листы, что позволяет быстро определить местоположение документа в маршруте.

В системе настроена функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ, что позволяет избежать дублирования информации.

При работе с карточкой документа пользователь может формировать журналы передачи документов: добавлять записи о передаче документа, просматривать журналы и осуществлять быстрый поиск по ним.

Контроль
В системе “ЛЕТОГРАФ.Основа” могут создаваться контрольные и неконтрольные типы поручений, по контрольным поручениям назначаются сроки и контролирующие лица. Количество создаваемых поручений в системе неограниченно. Кроме того, система содержит уникальный функционал работы с периодическими поручениями, а также с поручениями с "отложенной" датой исполнения. Данный функционал позволяет руководителю назначать исполнителю задачу не только на определенные дни недели, месяца, года, но и задавать период ее постановки.

Любой пользователь может выступать в роли Автора, Исполнителя и Контролера поручения.

Авторы могут вводить в систему поручения, назначать исполнителей и контролеров. При этом с поручением можно вести следующую работу: просматривать, редактировать, сохранять, пересылать. Автор поручения получает отчет об исполнении и имеет право продлевать сроки исполнения поручения.

После того как поручение введено Автором в систему, документ автоматически пересылается исполнителям. Исполнитель, получивший документ может либо сам выполнить поручение, либо перенаправить документ на исполнение своим подчиненным лицам. Исполнитель создает отчет об исполнении документа или формирует запрос Автору о продлении сроков исполнения.

При исполнении контрольного поручения Автором назначается Контролер, основные функции которого – принятие или отклонение отчета об исполнении поручения, а также продление сроков исполнения.

В системе реализован очень удобный функционал по автоматизированному контролю сроков исполнения поручений: Исполнителю на электронную почту приходит уведомления о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения. Кроме того, в системе настроена возможность формирования отчетов по исполнению поручений.

Система ЛЕТОГРАФ поддерживает удобную иерархическую структуру поручений и позволяет выводить список всех документов с поручениями в рабочем пространстве пользователей.

Согласование
Все исходящие и внутренние документы в процессе разработки проходят стадию проектов. В решении "ЛЕТОГРАФ.Основа" реализована возможность согласования и работы с проектами документов. В системе реализован функционал по автоматической нумерации проектов документов с присвоением им уникальных регистрационных номеров.

Процесс согласования проектов документов условно разделяет пользователей системы на Исполнителей, Согласующих и Подписывающих лиц.

При подготовке документа Исполнитель создает проект на основе готового шаблона, при этом указывает Согласующих и Подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними. Использование шаблона значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации.

Система ЛЕТОГРАФ позволяет настроить любые маршруты согласования документов: последовательные, параллельные, жестко заданные и "свободные", при которых дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. Система ЛЕТОГРАФ поддерживает удобные визуальные маршрутные листы для быстрого определения местоположения документа в маршруте согласования.

Согласующее лицо при просмотре карточки проекта документа, полученной от Исполнителя, имеет право согласовать или отклонить проект. Если проект документа отклонен Согласующим, он отправляется на доработку Исполнителю. В том случае, если проект документа согласован, он автоматически отправляется на подписание. Подписывающее лицо вправе подписать проект документа или отклонить его. Весь процесс согласования проектов документа отражается в специальном листе согласования. Лист согласования содержит визы, комментарии и замечания, которые возникли у Согласующих лиц в процессе согласования.

После того, как проект документа подписывается, он автоматически преобразуется в регистрационную карточку исходящего или внутреннего документа. Система назначает карточке новый регистрационный номер.

В системе ЛЕТОГРАФ организован контроль времени обработки документа участником процесса согласования в соответствии с утвержденным в компании регламентом. Для сотрудников, ответственных за работу по документу, в системе настраивается автоматическая рассылка напоминаний о сроках обработки документа.

Архив
Решение "ЛЕТОГРАФ.Основа" позволяет создать архив документов и электронных образов, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним. В системе реализована возможность составления номенклатуры, формирование дел, сдачи и принятия в архив, а также возможность выдачи дел для ознакомления.

В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", таким образом формируется архивный фонд организации. В системе ЛЕТОГРАФ разработан полный механизм списания документа в дело. В рамках данного процесса назначаются роли Сотрудника, ответственного за номенклатуру дел, Сотрудника, отвечающего за списание документов, и Архивариуса.

Сотрудник, ответственный за номенклатуру дел, создает в системе ЛЕТОГРАФ справочник "по году", "по подразделению", "по заголовку дела" в соответствии с принятой организации номенклатурой дел. Сотрудник, отвечающий за списание документов, формирует дело и вносит в систему записи о списании в дело. Особенно важно, что система позволяет работать с многотомными делами.

Роль Архивариуса предусматривает работу с архивом: прием дела в архив, возврат на доработку, выдача дел, возврат дела в архив. Если сотруднику организации необходимо просмотреть дело из архива, он формирует заявку Архивариусу на выдачу дела, причем последний может отказать в выдаче дела и отправить заявку на доработку.

В системе реализована возможность формирования отчетов по перечню документов, списанных в дело, а также просмотр перечня дел, которые находятся на руках.

Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает надежное хранение неограниченного количества документов, организованных в соответствии с требуемой иерархией. Доступ ко всем документам осуществляется в соответствии принятой в компании политикой безопасности.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможности по поиску документов и формированию отчетов.

Поиск. Решение "ЛЕТОГРАФ.Основа" предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище. Также возможно осуществление полнотекстового поиска по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам. Пользователи могут создавать поисковые запросы любой сложности и сохранять их в системе для последующего многократного использования. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа.

В системе также реализован гибкий механизм поиска по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации. Например, один и тот же документ может поступить в организацию различными способами: по факсу, по электронной почте или курьером, что не исключает вероятность повторного ввода документа в информационную систему различными должностными лицами. Настроенная функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы позволяет избежать дублирования информации.

Отчетность. В решении "ЛЕТОГРАФ.Основа" настроены формы автоматического формирования отчетов в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет получать аналитические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность, качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Решение предоставляет возможность формировать статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть числовые параметры документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений пользователь может видеть, сколько документов в данный момент времени находится на исполнении, сколько исполнены и т. п.

В рамках работы с отчетами в решении "ЛЕТОГРАФ.Основа" реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, кликнув кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.), попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна еще более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов.